Мистецтво управління часом або як усе встигати

Для того, щоб встигати все на роботі, вдома і в особистому житті, в першу чергу, варто навчитися правильно розпоряджатися своїм часом, щоб його вистачало на всі важливі сфери, тобто планувати. І планувати не тільки в голові, але і на папері. 

До того ж, варто вміти відокремлювати справді важливі і термінові справи від менш значущих, і робити це знову ж в письмовій формі. У цьому допоможе такий інструмент, як «Матриця Ейзенхауера». Сенс матриці Ейзенхауера полягає в оцінці конкретного завдання по параметрам важливості / терміновості і сортування списку справ за цим принципом в одну з чотирьох груп:

1. Термінове і важливе (квадрат А)
2. Не термінове, але важливе (квадрат В)
3. Термінове, але не важливе (квадрат C)
4. Не термінове і не важливе (квадрат D)

►Таким чином, розподіливши всі завдання по групах, бачимо, що потрібно робити в першу чергу (квадрат А). Зазвичай в цей квадрат вписують справи, невиконання яких загрожує наступними наслідками:

-        Зупинка на шляху до досягнення мети

-        Виникнення життєвих труднощів

-        Погіршення стану здоров'я

Ці авральні ситуації необхідно звести до мінімуму. Як? Ну, хоча б не відкладати справи з квадрату В.

►Саме в квадраті В будуть зосереджені найбільш пріоритетні завдання. Вони необхідні, але при цьому їх терміни не критичні, що дозволяє виконувати їх якісно, без зайвого поспіху.

Наприклад, в списку важливих, але не термінових справ у вас довгий час висить профілактичний огляд у стоматолога. Але в силу якихось причин (лінощі, патологічна боязнь дзижчання свердлячих інструментів і т.д, і т.п.) ваш візит постійно відкладається. І ось несподівано, негадано, захворів зуб. Та так сильно, що відвідування лікаря переходить в розряд справ важливих і термінових. Як підсумок - зіпсований настрій, зубний біль і поламані плани. Не ігноруйте справи з квадрату В, щоб уберегти себе від зайвих стресів.

До цього квадрату можна віднести: підвищення кваліфікації, заняття спортом, запланований візит до лікаря чи відпочинок

►Квадрат С – це те, що вимагає терміновості, але якщо не виконати - світ не завалиться. Проте завдання з цього квадрату буде турбувати і не давати зосередитися. Що це може бути? Та все, що завгодно. Наприклад, дзвінок друга / подруги. Відповісти треба зараз, але можна і потім передзвонити. Це і базікання в соціальних мережах, і день народження не надто близької людини, і навіть просто перегоріла лампочка в коридорі, яку бажано було б замінити.

Все це може значною мірою гальмувати виконання більш важливих завдань. Займатися такими справами треба тільки по можливості, не ставлячи їм високий пріоритет. Альтернативний варіант — делегування обов'язків, тобто переадресація виконання цих завдань на іншу людину.

►І до останнього, до квадрату D належать ті заняття, які, за великим рахунком, не приносять користі, тобто так звані «пожирачі часу»: комп'ютерна гра, зависання в соцмережах, базікання по телефону і т.д. Хоч такі справи і не приносять користі, але, що вже гріха таїти - поледарювати іноді хочеться і треба.

Але не дозволяйте таким заняттям затягнути себе в пучину неробства! Для цього можна ставити часовий ліміт: через 20 хвилин я виходжу із Facebook і починаю підготовку до уроків (прання білизни, забивання цвяхів - кому що). Ну і, звичайно, дані собі обіцянки виконуйте беззастережно.

Такий підхід допоможе вам зорієнтуватися, за що братися в першу чергу, а що може почекати.